Instrukcja obsługi programu KWHotel

Grafik rezerwacji - rezerwacje pojedyncze

Aby dokonać nowej rezerwacji należy wykonać jeden z poniższych podpunktów:

• zaznaczyć wybrany okres na grafiku rezerwacji, a następnie kliknąć na „Zarezerwuj” w dolnej części okna lub kliknąć Enter

• dwukrotnie kliknąć na pierwszy dzień rezerwacji (datę rezerwacji poprawiamy w otwartym oknie „Edycji rezerwacji”)

Okno rezerwacji

Okno rezerwacji składa się:

1.    Symbolu pokoju
Aby rozwinąć listę pokoi klikamy na strzałkę obok numeru pokoju.

WAŻNE
Zmieniając symbol pokoju na liście przenosimy rezerwację do innego pokoju.


2.    Liczby łóżek, dostawek
Podstawowe parametry pokoju: liczba łóżek oraz dostawek, a także sugerowana cena pokoju za dobę ustalona została podczas dodawania nowego pokoju w  „Wykazie pokoi”. Aby je zmienić należy wrócić do „Wykazu pokoi” po czym edytować wybrany pokój.

3.    Dzień rozpoczęcia i końca rezerwacji
W rezerwacji należy uzupełnić:
•    Dzień rozpoczęcia rezerwacji (kalendarz po lewej stronie)
•    Dzień końca rezerwacji (kalendarz po prawej stronie)
Dni można zmieniać poprzez kliknięcie na wybraną datę (dla ułatwienia program zaznacza aktualny dzień czerwoną obramówką), a miesiące klikając na jedną ze strzałek obok nazwy miesiąca.

 Aby zmienić szybko miesiąc klikamy na nazwę miesiąca, po czym rozwija się lista wszystkich miesięcy w danym roku.

Pod kalendarzem znajduje się pasek wyświetlający ilość dni pobytu. Można również zaznaczyć dzień rozpoczęcia rezerwacji, a w pasku „Liczba dniówek” wpisać czas pobytu klienta. Program automatycznie ustali datę końca pobytu.

4.    Przypomnienie o aktualnej rezerwacji

Program daje możliwość ustawienia przypomnienia na konkretny dzień oraz godzinę.
Aby ustawić przypomnienie należy zaznaczyć kratkę obok daty. Datę można zmieniać poprzez rozwinięcie kalendarza (klikając na strzałkę po prawej stronie) lub klikając na dzień, miesiąc, rok lub godzinę i wpisując odpowiadającą datę. Opcja ta służy na przykład do przypomnienia o terminie upływu daty zapłaty zaliczki lub zamówionym budzeniu. Po upływie określonego czasu program wyświetli okno przypomnienia z możliwością szybkiej edycji rezerwacji. Polecamy w uwagach rezerwacji umieścić krótką adnotację na temat celu przypomnienia, ponieważ będzie ono wyświetlane przy oknie przypomnienia.

5.    Status rezerwacji

Status rezerwacji zależy od terminu rezerwacji, jak również wpłaty dokonanej przez klienta.
W przypadku, gdy klient nie zapłacił za pobyt lub nie wpłacił zaliczki mamy do wyboru rezerwacje potwierdzone, niepotwierdzone oraz anulowane.
Po zaznaczeniu rezerwacji anulowanej i zapisaniu rezerwacji zostanie ona usunięta.

 Przy wypełnieniu pola zaliczki lub wpłaty statusy zmieniają się na rezerwacja + zaliczka oraz zajęty + zaliczka.

Po wybraniu statusu na Grafiku Rezerwacji rezerwacja podświetli się na wybrany kolor.
Jeśli upłynął termin końca rezerwacji mamy do wyboru tylko statusy : „Zwolniony nierozliczony”, „Zwolniony”, „Zwolniony nadpłata” (kolumna po lewej). Jeśli okres trwania rezerwacji jest aktualny możemy wybrać jeden ze statusów „Zajęty” (środkowa kolumna). Rezerwacja planowana w przyszłości może być jedną z zakresu „Rezerwacji” (kolumna po prawej).

6.    Wyposażenie i opis
Wszystkie informacje zawarte w tej części okna można dowolnie modyfikować w module „Wykaz pokoi”.

7.    Opłaty w wpłaty
Komórki zaznaczone na szaro nie dają możliwości uzupełnienia cen, w białych / żółtych można dowolnie wpisywać ceny.
W oknie istnieją dwie możliwości wyboru domyślnego sposobu rozliczania rezerwacji:

• Cena pokoi za dobę

Zaznaczając tą opcję cena pokoju nie będzie zależeć od liczby osób w nim mieszkających. W tym przypadku mamy możliwość wpisania:

• Liczbę osób dorosłych

• Liczbę dzieci w trzech kategoriach wiekowych

• Cenę za dobę

• Sumę za noclegi (jeśli wypełnimy to pole, nie wypełniając wcześniej ceny za dobę, program automatycznie obliczy tę cenę)

• Cena za osobo-doby

Zaznaczając tą opcję cena pokoju będzie zależała od liczby osób w nim mieszkających. Mamy możliwość wypełnienia ceny oraz wpisania w oknie wykazu pokoi:

• Liczbę osób dorosłych

• Liczbę dzieci w trzech kategoriach wiekowych

• Cenę za osobę dorosłą

• Sumę cen za dobę za wszystkie dzieci

Klikając na klawisz „Domyśl.” - przywróć domyślne ceny, program powróci do cen domyślnych ustalonych dla wybranego pokoju.

WAŻNE
Jeśli podczas dokonywania nowej rezerwacji lub edytowania istniejącej będzie widoczny na czerwono komunikat „Aktualne obliczana cena jest różna od domyślnej” znaczy to, że został przez nas ustalony, inny od domyślnego, sposób rozliczenia rezerwacji lub została zmieniona domyślna cena rezerwacji. Klikając na klawisz „Domyśl.” Możemy przywrócić domyślny sposób rozliczania oraz domyślne ceny dla wybranego pokoju.

Wpłaty dokonane przez klienta wpisujemy w oknach ‘Wpłata’ lub ‘Zaliczka’. Kliknięcie na klawisz ‘Zapłacono’ spowoduje automatycznie rozliczenie rezerwacji.


8.    Dodawanie/edytowanie klienta
Aby dodać nowego klienta rezerwującego dany pokój klikamy na „Dodaj nowego klienta”.

Po kliknięciu pojawi się okno „Dodaj lub odszukaj klienta”, w którym uzupełniamy wszystkie konieczne dane wraz z możliwością zaznaczenia opcji „dziecko, stały klient, niechciany klient”. Ponadto z poziomu tego okna można wystawić kartę meldunkową.

9.    Opcje dodatkowe
Do każdej rezerwacji istnieje możliwość dodania posiłków lub towarów. Można wystawić dokumenty takie jak: fakturę, fakturę proformę, rachunek, zaliczkową fakturę VAT, zaliczkową proformę, a także potwierdzenie rezerwacji. W programie jest również kalkulator do szybkich własnych obliczeń.

Po uzupełnieniu wszystkich danych klikamy na „Zapisz”.